افزایش بهره‌وری و حفظ سلامت کارکنان در محیط کار با استفاده از هدست های اداری

امروزه تماس‌های تلفنی بخش بزرگ و پراهمیتی از کسب‌وکارها را تشکیل می‌دهند. با توجه به بیشتر شدن هزینه‌های رفت‌وآمد در کلان‌شهرها و گسترده شدن محدوده جغرافیایی فعالیت و حضور شرکت‌ها مشتریان ترجیح می‌دهند درخواست‌های خود را به‌صورت غیرحضوری هماهنگ و پیگیری کنند. از طرف دیگر، شرکت‌ها نیز از این روند استقبال می‌کنند، چراکه می‌توانند با صرف هزینه‌های کمتر به طیف وسیع‌تری از مشتریان به‌صورت هم‌زمان خدمات‌رسانی کنند.

در این میان تلفن و تماس صوتی از دیرباز همواره بستری پیشرو برای ارتباطات بوده است و این استقبال، نه‌تنها به دلیل در دسترس بودن و آسان بودن برقراری تماس صوتی بلکه بیشتر بخاطر کیفیت بالای این زیرساخت در انتقال پیام و لحن در مقایسه با سایر روش‌های ارتباطی نظیر سامانه‌های پیام‌رسان و یا ایمیل است. همه این‌ها باعث گردیده است که درصد بالایی از ساعات کاری روزانه‌ی مدیران و کارکنان صرف برقراری و یا پاسخگویی به مکالمات تلفنی گردد که این امر در صورت استفاده از تجهیزات نامناسب و یا عدم دقت در نحوه به‌کارگیری این تجهیزات می‌تواند باعث بروز مشکلاتی برای کاربر و به طبع آن سازمان مربوطه گردد.

به‌عنوان مثال، ثابت گردیده است نگه‌داشتن طولانی‌مدت گوشی تلفن در دست و یا بدتر از آن، بین سر و شانه، غیر از اینکه عملی استرس‌زا و غیربهداشتی است باعث بروز انواع اسپاسم‌ها و دردهای عضلانی در ناحیه دست، سر، گردن، گوش و شانه می‌گردد و جالب است بدانید 90 درصد افرادی که حین مکالمات خود چنین اشتباهاتی را انجام می‌دهند از نادرست بودن آن آگاهی کامل دارند ولی به دلیل عدم وجود راه‌کارهای جایگزین مناسب و در برخی اوقات به‌صورت کاملاً غیرارادی هرروز و هرروز آن را تکرار می‌کنند. بد نیست بدانید که امروزه “سندروم گردن-تلفن” (Telephone Neck Syndrome) یکی از شایع‌ترین مشکلات مربوط به محیط کار در کشورهای پیشرفته‌ی دنیاست که سالیانه میلیون‌ها دلار غرامت بابت عوارض ناشی از آن توسط کارفرمایان به کارمندان پرداخت می‌گردد. این سندروم بیشتر از همه به دلیل استفاده طولانی‌مدت از گوشی تلفن رومیزی یا موبایل و برای کسانی که بخش اعظم کار آن‌ها با تلفن است رخ می‌دهد.

علیرغم اینکه امروزه مراکز تماس یا همان Call Center ها به‌صورت عمومی جهت افزایش بهره‌وری و سلامت کارکنان خود از هدست‌های تلفن (جهت اتصال به تلفن‌های رومیزی) و یا هدست‌های کامپیوتر (جهت اتصال به کامپیوتر و تلفن نرم‌افزاری VoIP) استفاده می‌کنند، سایر بخش‌ها و کسب و کارها همچنان از مزایای استفاده از این تجهیزات برای کسب‌وکار خود بی‌اطلاع هستند.

بر اساس گزارش منتشرشده توسط مرکز پزشکی “سانترا کلارا ولی” در ایالت کالیفرنیای آمریکا، استفاده از هست در مکالمات تلفنی باعث کاهش 41 درصدی دردها و اسپاسم‌های ناشی از استفادهٔ طولانی‌مدت از گوشی تلفن می‌گردد. در همین حال تحقیق دیگری نشان می‌دهد استفاده از هدست باعث افزایش 43 درصدی بهره‌وری و انجام هم‌زمان چند کار در بین کارکنانی که به‌صورت دائمی از تلفن استفاده می‌کنند می‌گردد. برای یک اپراتور مرکز تماس و در شرایط کاری استاندارد این یعنی پاسخگویی حداقل 16 تماس بیشتر در هرروز! با استفاده از یک هدست تلفن مناسب، علاوه بر حفظ سلامت، افزایش بهره‌وری و داشتن آرامش و تمرکز حین مکالمات خود، از مزایای دستانی باز و کاملاً آزاد نیز لذت خواهید برد. شما می‌توانید هنگام مکالمه اطلاعاتی را در اینترنت جستجو کرده و یا مشخصات مشتری را در نرم‌افزار CRM شرکت ثبت کنید، صفحات پرونده‌ای را به‌دقت ورق زده و یا مرتب کنید، از نکات مهم طی مکالمه یادداشت‌برداری کنید و در انتها صندلی خود را عقب داده و در حین گوش دادن به درد و دل‌های مشتری قهوه‌تان را نیز میل کنید.

هنگام انتخاب یک هدست مناسب، موارد زیادی از طرف مدیران شرکت و یا کارشناسانی که تصمیم به استفاده از هدست دارند باید موردتوجه ایشان قرار گیرد که در زیر به پاره‌ای از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

هدست تک گوش بهتر است یا دو گوش؟

اینکه از هدست‌هایی که هر دو گوش را می‌پوشانند (مثل هدفون‌های استاندارد) و یا هدست‌های تک گوش که صرفاً بر روی یک گوش قرار می‌گیرند (هدست خلبانی هم گفته می‌شود) استفاده کنید می‌تواند تصمیمی کاملاً شخصی و سلیقه‌ای باشد، ولی هرکدام از این مدل‌ها مزایا و معایب خاص خود را هم دارد. به‌عنوان مثال، استفاده از هدست تک گوش کمک می‌کند کاربر از مکالمات و صدای اطراف خود نیز آگاهی نسبی داشته و در صورت لزوم، بدون برداشتن هدست بتواند با اطرافیان خود صحبت و تبادل نظر کند. درعین‌حال در صورت طولانی بودن ساعات مکالمه، کاربر می‌تواند در صورت نیاز هدست را روی گوش‌های چپ و راست خود جابجا کرده و به قول معروف به گوش‌های خود به‌نوبت استراحت دهد. درعین‌حال با استفاده از هدست‌های تک گوش کاربر می‌تواند بدون نیاز به برداشتن هدست با موبایل خود و یا تلفن دیگری نیز مکالمه داشته باشد. به‌صورت عادی وزن مدل‌های تک گوش نیز از مدل‌های دو گوش کمتر است.

در طرف مقابل، هدست‌های دو گوش به افزایش قابل توجه میزان تمرکز و دقت کاربر بر روی تماس تأکید دارند. کاربری که هدست دو گوش استفاده می‌کند کل تمرکز خود را بر روی مکالمه دارد و از اطراف خودآگاهی کمتری خواهد داشت، ولی همین گاهی باعث می‌شود به‌صورت خودکار شدت صدای ایشان طی مکالمه بالا رفته و باعث شلوغ شدن محیط و از بین رفتن تمرکز سایر همکاران گردد. وزن این مدل‌ها هم نسبت به مدل‌های تک گوش معمولاً بیشتر است.

به‌صورت خیلی کلی، هدست‌های تک گوش بیشتر برای محیط‌های اداری استاندارد نظیر دفاتر و مراکز تماس و واحدهای فروش و خدمات و روابط عمومی مناسب می‌باشند درحالی‌که چنانچه اهمیت جزئیات در یک مکالمه بسیار بالا و حیاتی باشد، مثلاً در بخش‌های پاسخگویی اورژانس و یا سامانه پاسخگویی پلیس، به نحوی که مهم باشد کاربر به‌صورت 100% متمرکز بر یک تماس مشخص باشد، هدست‌های دو گوش می‌توانند گزینه بهتری باشند.

هدست تلفن یا هدست کامپیوتر؟

اکثر کاربران کامپیوتر با هدست‌های کامپیوتری آشنا هستند، هدست‌هایی با دو فیش 3.5 میلی‌متری صورتی و سبز، یکی برای اتصال به پورت اسپیکر و یکی برای اتصال به پورت میکروفون کارت صدا. ولی هدست‌های اداری از جهات زیادی با هدست‌های خانگی متفاوت هستند. در وهله نخست، خیلی از کسب‌وکارها ممکن است از تلفن‌های رومیزی برای ارتباطات خود استفاده کنند. تلفن‌های رومیزی اداری مختلف دارای انواع پورت‌های اتصال هدست هستند، مثلاً تلفن‌های محبوب پاناسونیک پورت هدست سوزنی شکل و 2.5 میلی‌متری دارند درحالی‌که اکثر تلفن‌های تحت شبکه یا VoIP نظیر تلفن‌های Fanvil و یا برند CISCO از پورت هدست RJ9 یا RJ22 پشتیبانی می‌کنند. برخی تلفن‌های قدیمی‌تر هم که اصلاً پورتی برای اتصال هدست ندارند! در این میان هدست‌های تلفنی حرفه‌ای، هدست‌هایی هستند که بدنه و کابل رابط هدست از هم جدا بوده و کاربران با توجه به مدل و برند تلفن خود و درگاه هدست آن می‌توانند کابل رابط موردنیاز جهت اتصال هدست به تلفن خود را خریداری کنند. مزیت اصلی استفاده از این مدل هدست‌ها این است که در صورت تغییر زیرساخت مخابراتی سازمان و مثلاً عوض شدن گوشی‌ها، صرفاً با خرید کابل رابط جهت گوشی جدید می‌توان همان هدست‌های قدیمی را به آن وصل کرد، حتی با استفاده از کابل رابط‌های USB می‌توان هدست را به کامپیوتر نیز وصل نمود.

درعین‌حال هدست‌های کامپیوتری اداری که بیشتر برای استفاده در سامانه‌های ارتباطات یکپارچه UC یا Unified Communication استفاده می‌شوند نیز لازم است برای این نرم‌افزارها بهینه‌شده باشند. بیشتر سامانه‌های ارتباطی امروزی نظیر Skype و VoIP 3CX از فنّاوری VoIP یا انتقال صدا بر روی بستر شبکه و اینترنت استفاده می‌کنند که با توجه به ویژگی‌های فنی این بستر، نیاز است هدست‌ها نیز برای آن بهینه و سازگار شده باشند. اکثر هدست‌های اداری و کامپیوتری از درگاه اتصال USB برای اتصال به کامپیوتر کاربر استفاده می‌کنند. برندهای مطرح این حوزه حتی کارت صدای مخصوص و بهینه‌شده خود را نیز بر روی هدست سوار کرده تا از کیفیت بالای مکالمات اطمینان حاصل نمایند و به همین خاطر این هدست‌ها به کارت صدای کامپیوتر نیازی نخواهند داشت. کلیدهای قطع/وصل تماس، کم و زیاد کردن صدای اسپیکر و Mute کردن تماس هم در اکثر هدست‌های کامپیوتری و اداری بر روی کنترلر هدست وجود دارند.

قابلیت حذف نویز Noise Cancellation بر روی هدست چیست؟

ازآنجایی‌که کیفیت صدای دریافتی توسط مشتریان می‌تواند با هویت‌سازمانی تطبیق داده شود و جهت ارتقاء برند، مهم است که مکالمه کارشناس با مشتری کیفیت مناسبی داشته باشد. فنّاوری حذف نویز بر روی میکروفون هدست کمک می‌کند تا صدای محیط اطراف کارشناس، مثلاً همکاری که در میز کناری در حال آرام کردن یک مشتری عصبانی است، به سایر مشتریان منتقل نشده و حس ارزشمندی و منحصر بفرد بودن برای مشتریان حفظ گردد. این امر در شهرهای شلوغ و گران نظیر تهران که فضاهای کاری بسیار ارزشمند است نیز مهم‌تر به نظر می‌رسد چراکه کارفرمایان علاقه دارند از حداقل فضای اداری خود حداکثر بهره را نیز ببرند. باید توجه داشت که حذف نویز استاندارد صرفاً تا حدی جلوی انتقال نویز و شلوغی محیط به سمت مشتری را می‌گیرد و درصورتی‌که مرکز تماس و یا واحد کاری مربوطه بیش‌ازحد شلوغ باشد فنّاوری‌های خاص نظیر حذف نویز پیشرفته موجود بر روی هدست‌های کامپیوتری سری 1010 برند اکیوتون کی تواند راهگشا باشد. به‌صورت خیلی کلی و با صرف‌نظر از جزئیات پیچیده فنی، حذف نویز استاندارد با استفاده از میکروفون‌های خازنی که بیشتر صدای جهتی که به سمت آن تنظیم شده‌اند را منتقل می‌کنند کار می‌کند، ولی در فنّاوری حذف نویز پیشرفته ENC دو میکروفون مجزا در بدنه هدست کارگزاری شده که یکی مسئولیت تشخیص صدای اپراتور و دیگری تشخیص نویز محیط را به عهده دارد که درنهایت با استفاده از کارت صدای پیشرفته مجهز به مدار DSP صدای محیط و نویز از صدا و پیام اپراتور تفکیک و جدا شده و صرفاً صدای شفاف اپراتور و کارشناس برای مشتری یا تماس‌گیرنده ارسال می‌گردد.

با استفاده از هدست‌های دارای قابلیت حذف نویز پیشرفته حتی اگر کارشناسان شما در شلوغ‌ترین محیط‌های کاری هم مشغول به پاسخگویی باشند، تماس‌گیرنده حس خواهد کرد که با یک مدیر و یا فردی در سطح بالای سازمان که در دفتر مستقل، آرام و خلوت خود نشسته است مشغول به صحبت است.

جهت شنیدن صدا قبل و بعد از فعال شدن قابلیت حذف نویز پیشرفته اینجا کلیک کنید.

سایر ویژگی‌ها؟ برخی قابلیت‌های دیگر که در انتخاب یک هدست اداری مناسب باید مدنظر داشته باشید به شرح زیر می‌باشند:

مدار محافظت شنوایی کاربر یا ASP مخفف Anti-Shock Protection که جلوی ارسال صداهای خیلی بلند یا شدید به گوش اپراتور را می‌گیرد. وظیفه این مدار و قابلیت فیلتر کردن نویز و یا صداهای خیلی بلند یا طیف فرکانسی مضر و خطرناک برای گوش کاربر و درنتیجه حفظ سلامت گوش ایشان است.
استحکام و مقاومت محصول جهت استفاده طولانی‌مدت و هرروزه در محیط‌های اداری ضروری است. اکثر هدست‌ها در صورت استفاده نامناسب دچار شکستگی می‌شوند که در این حالت استفاده از هدست‌های دارای تل فلزی (ترجیحاً با روکش پلاستیکی جهت جلوگیری از حساسیت و خارش سر) می‌تواند انتخاب به‌مراتب بهتری باشد. در همین رابطه استفاده از محصولات شناخته‌شده که گارانتی و خدمات پس از فروش بهتری دارند نیز مهم است.
وجود و موجود بودن لوازم جانبی و پشتیانی از انواع کابل رابط و اتصالات خاص از مزایای یک برند و محصول مورداستفاده اداری است. در صورت استفاده از یک محصول و برند شناخته‌شده شما می‌توانید هدست خود را به انواع تلفن‌های رومیزی VoIP تلفن‌های نرم‌افزاری Soft-Phone و نرم‌افزارهای ارتباطات یکپارچه نظیر Skype و Microsoft Lync متصل نمایید. حتی می‌توانید یک هدست را با استفاده از سوییچ J1 به‌صورت هم‌زمان به کامپیوتر و تلفن رومیزی خود وصل نموده و با هر دو مکالمه نمایید. در مراکز تماس یا بخش‌های اپراتوری با استفاده از Y-Cord یا کابل رابط آموزشی شما می‌توانید برای آموزش کارکنان تازه‌وارد دو هدست را به یک تلفن وصل نموده تا ایشان بتوانند مکالمه افراد قدیمی‌تر را گوش داده و نحوه پاسخگویی را یاد بگیرند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی در خصوص هدست‌های مرکز تماس و اداری با شرکت سامانه ارتباط باران، نمایندگی انحصاری هدست‌های اداری Accutone در ایران تماس (021 – 82437000) حاصل فرمایید.

راحت بشنوید، راحت شنیده شوید و از مکالمات خود لذت ببرید